Felipe Zabala

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Archivos por etiqueta: contabilidad

Así se ve un presupuesto fotográfico de Cien Mil Dolares

Hace un par de semanas leí este articulo escrito por un productor de fotografía que muestra y explica detalladamente todo un presupuesto de fotografía enviado a un comprador de arte de una agencia de publicidad para la realización de la campaña de una prominente marca de equipos electrónicos. Me pareció que este articulo y la información que contiene, es de gran importancia para el conocimiento general de la industria fotográfica, y si bien la parte numérica tal vez no se adecua mucho a la realidad de muchos, la verdad es que es importante resaltar la estructura y el profesionalismo con el que se realiza incluso la cotización de un proyecto.

Para compartir con ustedes esta joya, me puse manos a la obra para traducirlo lo mejor que pude, espero le den una buena leída teniendo en cuenta al momento de hacerlo, todos los pasos y los detalles que se deben tener en cuenta para hacer una producción fotográfica, también les sugiero lean el acuerdo de TÉRMINOS Y CONDICIONES que incluye la cotización para que vean como realmente se debe proteger un trabajo comercial sin dejar al azar ninguna clausula, así que aquellos que dan cotizaciones por teléfono y en el acto, ahora lo pensarán dos veces antes de poner precio a un proyecto del que no están seguros la cantidad de trabajo que les tomará.

Para los que les interese ver el articulo original: http://www.aphotoeditor.com/2013/08/13/pricing-negotiating-portraits-of-real-customers-for-advertising-shoot/

Y ahora los dejo con la traducción:

Sesión por concepto de: Toma de retratos ambientados de usuarios/clientes reales en locación.

Licencia: Publicidad a nivel nacional (impresión, web y gigantografías) y el uso colateral (en cualquier medio) de hasta OCHO imágenes “héroes” por el periodo de tres años desde la fecha de la sesión. Usamos un lenguaje específicamente pedido por la agencia: impresión nacional ilimitada, publicidad “fuera de casa” en medios electrónicos y videos en línea.

Locación: Cuatro hogares/pequeñas empresas en el Sud de California

Jornadas de fotografía: Tres

Fotógrafo: Cotizado fotógrafo de retratos y estilos de vida con base en la Costa Este.

Agencia: Grande, con base en Nueva York

Cliente: Prominente productor de electrónicos con un nombre reconocido.

Aquí está la cotización original, y así es como se llegaron a esos números:

 Print One Estimate

Concepto/Licencia: La agencia llegó a nosotros con cuatro conceptos / anuncios distintos, cada uno representando un producto específico siendo usado en casa o en un negocio. El cliente ya había seleccionado los “actores” (clientes reales), a partir de un casting que hicieron uso de medios de comunicación social, que consideraba la mirada del sujeto, su espacio y su historia. El fotógrafo fue encargado de cubrir dos situaciones con cada persona: un retrato en su hogar o negocio, que representa con el producto, el otro, una toma casual con el producto en uso. Dado que dos de los lugares eran relativamente cerca uno de otro, se nos pidió que cotizarlo suponiendo que pudiéramos duplicar los actores y las locaciones en uno de los tres días de producción.

Al determinar los derechos de licencia, por lo general valoro la primera imagen más alta que el resto. No es raro para un cliente para construir una campaña alrededor de una sola imagen “héroe” y luego tener varias imágenes de apoyo. Para los proyectos que cuentan con un solo concepto / producto, pero piden opciones de talento, vestuario o ligeras variaciones de composición, siempre fijo el valor de la primera imagen basada en la concesión de licencias, el concepto y la complejidad, a continuación se debe determinar un valor porcentual para las imágenes adicionales que normalmente desciende a 50-75% del valor de la primera imagen. La razón es que cada una de las imágenes adicionales no van mucho más allá en cuanto a transmitir el mensaje final del cliente se refiere. En los casos en que los conceptos varían para dirigirse a diferentes audiencias, hacen hincapié en diferentes características del producto, o promueven diferentes productos hechos por el mismo cliente, asigno un porcentaje más alto para las imágenes adicionales, 75-100% del valor de la primera. En este caso, el cliente hace que dos líneas de productos diferentes, uno para los negocios, uno para el hogar. Ellos también hacen una variedad de productos dentro de cada uno de esos segmentos. Por estas razones, he decidido establecer la tarifa por los cuatro retratos, y por la variación de la toma de uso casual del producto en un 50% de ese precio.

Considerando el uso, tamaño/prominencia del cliente y la agencia, el número de imágenes,  los varios mensajes de marca logrados, el volumen de trabajo/jornadas de sesión y la experiencia del fotógrafo, decidí fijar la tarifa en $us 8000 para cada uno de los cuatro retratos y $us 4000 para cada una de las tomas casuales. Para el propósito de la cotización, los agrupe a todos juntos con una tarifa de licencia/creatividad de $us 48000. La consulta con Blinkbid (un software para generación de cotizaciones) me proveyó un rango entre $us 9450 – 13500 por imagen, es decir 226800 – 324000 por las ocho tomas. Corbis me dio $us 17500 por imagen por el primer año y no tenía una opción de hacerlo por 3 años. Fotoquote sugirió $us 30976 por imagen. Ninguno de estos programas toman en cuenta un descuento por imágenes adicionales o variaciones ni la prominencia o tamaño del cliente al momento de efectuar los presupuestos, sin embargo ofrecen una buena perspectiva.

Viaje del Fotógrafo/Jornada de Scouting Técnico: El fotógrafo necesitaría dos días completos de viajes y un día de scouting técnico para tener una idea de las locaciones y los actores/sujetos antes de la sesión.

Jornadas de productor: El productor es responsable de coordinar los viajes, itinerarios, y todo el staff. Le quita presión al fotógrafo para que este último pueda concentrarse en hacer buenas fotos. Estimé dos jornadas de preparación, dos de viaje, uno de scouting técnico, tres de tomas, y un día para finiquitar todo. Cuando el fotógrafo viaja es común que lleve a su propio productor.

Jornadas de Primer Asistente: El fotografo llevaria a su primer asistente. Es normal que esto suceda. Dado que este fotografo en particular trabaja con pocas luces, un solo asistente de confianza sería necesario.

Jornadas de Operador Digital: El fotógrafo estaría disparando conectado a la computadora, para permitir la visualización inmediata de las imágenes y la composición en las plantillas. La tarifa contemplaba los honorarios del operador, una iMac de 27 pulgadas y todos los accesorios necesarios.

Alquiler de Equipos: El fotógrafo estaría disparando con cámaras y lentes Canon, equipo básico y un par de baterías/cabezas Profoto para luz adicional (si se la necesitaba).

Procesamiento de imagines para edición: El costo cubre básicamente el tiempo y el equipo que se requiere para realizar los ajustes básicos de color, editar y subir todas las imágenes a un FTP para que el cliente las revise. Dependiendo de la cantidad de jornadas de tomas y locaciones, esto puede variar.

Procesamiento de la Selección para Reproducción: Este honorario por imagen es para el procesamiento en el cual el fotografo maneja la correcion de color y limpieza de la piel para las fotos elegidas por el cliente. Cualquier requerimiento fuera de lo básico, se considera retoque y tiene un costo por hora adicional de $us 150, lo cual se expresa en los términos y condiciones.

Jornada de Scouting de Locación: A pesar de que el proceso de casting requería la entrega de tomas de cada locación, quisimos tener un profesional a cargo que pueda darnos buenas tomas de cada ambiente seleccionado para cerciorarnos que no estaríamos entrando a un escenario difícil. También quería que revise la orientación, ventanas y opciones de parqueo en las locaciones.

Estilismo y Vestuario: Necesitaríamos un estilista de vestuario para cada uno de los talentos. Dos opciones para cada persona, uno para el retrato, uno para la toma casual. Calculé dos días de compras, tres días para las tomas y un día para volver. Presupuesté $us 200 en artículos no retornables para cada cambio de vestuario.

Utilería: El utilero debía comprar objetos suplementarios para aumentar o actualizar cada lugar. Estimamos dos días de compras, tres días de tomas, y un día para retornar para el utilero, un día de preparación y tres de tomas para el asistente. Además $us 500 en objetos no reembolsables por locación y finalmente 5 jornadas de renta de un camión para utilería.

Asistente de Vestuario: Ya que trabajaríamos con una sola persona a la vez, podíamos salvar con un solo estilista de vestuario y un estilista de maquillaje  que también puede manejar algo de los ajustes mínimos de vestuario. Así que lo incluimos para los tres días.

Vuelos, Alojamiento y Alquiler de Auto: Usando Kayak, saque la cuenta de los pasajes y costos de equipaje, además del alojamiento y alquiler de auto para el fotógrafo asistente y productor. Estaba seguro de incluir cualquier impuesto, tarifa, seguro y gasolina de ser necesario.

Catering: Estimé tres días de catering para 12 personas a $us 50 por persona por día.

Jornadas de Casa Rodante: Aun que nos proveían con locaciones en interior, quería asegurarme de que el equipo tuviera un espacio para manejar el vestuario, y los equipos fotográficos. La casa rodante además le daba al cliente/agencia el espacio para pasar el rato mientras se arman las tomas y un buen lugar para poner el catering.

Comidas, parqueo, FTP, Misceláneo: Incluí los costos de las comidas durante el viaje, cenas, parqueos (en el hotel y aeropuerto), FTP para subir las imagines y algo más para cubrir gastos varios que podrían ocurrir.

Me aseguré de indicar que el cliente/agencia seria responsable de proveer todo el scouting previo, el casting, los actors/sujetos, las locaciones y los contratos. Ya que en general estos son elementos que se incluyen en la cotización de producción, quería asegurarme de que estaba claro que, como se definió, nosotros no haríamos ninguna de estas tareas y el cliente/agencia seria encargado de las mismas. Finalmente noté que un adelanto del 50% sería necesario para comenzar el trabajo.

Al principio, el intermediario me dijo que nuestros números se veían bien, pero luego volvió a llamar un poco más tarde para decir que tenían otro fotógrafo que estaba dispuesto a darles el uso ilimitado de todas las imágenes por 10 mil dólares menos de nuestra oferta. Ella preguntó qué podíamos hacer para que coincida. Tengo que admitir que es un poco molesto cuando un cliente te pide que te adecues a los términos de licencia de otro licitador. Después de todo, uno puede encontrar cualquier fotógrafo para pujar cualquier precio y términos. Y no es razonable esperar para tener las imágenes de un fotógrafo en el precio de otro. Tenía una relación lo suficientemente buena con el intermediario que pude llamarlo y decirle que en lugar de eso, le pida al otro fotógrafo que suba su tarifa para equipararla con la nuestra. Sin embargo, el no haría eso. Ella también nos dijo que el cliente quería licencia de “tomas extra” de la sesión para utilizar en su sitio web. Y a pesar de que el cliente sólo quería usarlos en su página web, ellos querían que tengan las mismas condiciones de sesión de licencia que las tomas “héroe”. Al no estar a gusto con licenciar un número ilimitado de imágenes, nos decidimos ofrecerles 32 imágenes adicionales. Sólo porque un cliente le pide algo significa que tenga que hacerlo. Yo estaba bastante seguro de que mi fotógrafo estaba compitiendo en la calidad más que el precio, así que mientras yo no me sentía debíamos bajar el precio para que coincida con los términos del otro fotógrafo pero si decidimos ceder con $us 3,000 en la cuota, e incluir el uso 40 imágenes. Añadiendo el procesamiento digital de las “tomas extra” en realidad nos puso más arriba de nuestra cotización original.

Aquí se ve la cotización final:

Cotizacion2

Después de unos días, el trabajo fue oficialmente concedido a nosotros y de inmediato nos pusimos a trabajar en la producción. La sesión fue bien y la agencia, el cliente y el fotógrafo quedaron encantados con los resultados.

 

¿Cuánto cuestas, cuánto vales? (Segunda Parte)

Como presupuestar en fotografía sin joder al resto.

Parte II – Estructura de Presupuestación

Vamos a arrancar con la segunda parte del artículo de presupuestación, para quienes no hayan leído la primera parte, les sugiero que lo hagan ya que es más factible que comprendan porque vamos a hacer ciertas cosas con los números teniendo primero la base conceptual de presupuestar.

Bueno, como primer punto que vamos a analizar en este artículo es el tema de la generación de una Estructura de Costos, lo pongo así con mayúsculas y negritas porque me parece importante ante todo que se den cuenta que para presupuestar bien es primordial antes que nada que se tenga clara cuál es la estructura que se está utilizando.

Ahora, ¿a qué nos referimos con la estructura de costos? Pues básicamente hace alusión a todos los costos en los que incurrimos para lograr hacer un trabajo, si mis queridos amigos y colegas, HACER un trabajo cuesta plata, bienvenidos al mundo real.

¿Se acuerdan en la primera parte del gil que creía haber “ganado” 100 dólares?  Pues bueno lo MÍNIMO que podría haber hecho ese ingenuo personaje al cotizar un trabajo es preguntarles a sus viejos cuánto gastan en agua, luz, teléfono, internet, etc. y dividir los costos entre la cantidad de gente que habita en su casa para tener una idea de cuánto debería pagar él y así darse cuenta de que siempre hay costos que cubrir y esa forma de pensar es la que nos ayuda a cotizar de una forma OBJETIVA.

Pues bueno, ya sea que trabajen desde un hueco en el piso o en una oficina bien puesta, es importante tener una estructura de costos y saber que los siguientes factores determinan tu precio.

-          Lo legal

-          Lo estructural

-          El valor agregado

Lo legal o también fiscal, hace referencia todas las obligaciones que tenemos que cumplir con los diferentes organismos estatales o regionales para efectuar nuestro trabajo como quien dice “con todas las de la ley”, es decir,  pagar impuestos, dar facturas, registrar las transacciones en libros de contaduría, etc.

Lo estructural viene a ser todo lo que gastemos en generar un lugar o un espacio apto para el desempeño de nuestro trabajo, vale decir, un estudio u oficina donde tengamos que trabajar. Una vez más, trabajar desde la casa de tus viejos no es excusa para pretender que no hay que pagar costos, siempre lo hay, solo que te estás haciendo el loco de pagarlos porque vives de la manga de tus viejos.

El valor agregado es algo que ya mencionábamos anteriormente y tiene mucho que ver con el producto que podemos prometer y entregar a un cliente. Este valor tiende a ser algo subjetivo, y tiene mucho que ver con el estatus que tenemos, la percepción de nuestro trabajo por los demás y el nivel en el que nos queremos posicionar. Está de más decir que es jodido ponerle un número a lo que creemos valer como profesionales, pero en general es una cuestión de criterio que se va afianzando a medida que nos comenzamos a desempeñar como profesionales serios.

Evidentemente uno no puede ser cínico de inflar un presupuesto con el “valor agregado” si tu oficina es un cuarto oscuro de 2×2 en el cual tienes una mesa y una silla y tus equipos son lámparas de velador montadas con scotch en un trípode… seguro puedes hacer buenas fotos con eso, pero el valor agregado tiene mucho que ver con la imagen que presentas a tus clientes y como ellos finalmente te perciben en relación a lo que les proyectas y lo que les entregas.

terrypatito

Es evidente que en este rubro, quien eres, y qué es lo que hiciste para llegar a serlo, tiene que ver mucho con cuanto puedes llegar a cobrar, a ojo cerrado puedes decir que Terry Richardson será mejor pagado que cualquier estudio marca patito por la imagen que este señor ha creado de sí mismo en la industria, INCLUSO si es que el estudio patito hace MEJORES fotos (técnicamente) que Terry, él tiene su valor agregado bien puesto.

Este segundo punto también es importante, una vez que hago funcionar mi esquema de presupuestario y tengo clarísimo cuanto tengo que cobrar para no salir perdiendo ni joder al resto, es OBVIO que tengo que poner en práctica un criterio muy importante, que es el saber quién es mi cliente. Muchas veces los clientes hacen el numerito de mosquitos muertos, que no tienen ni un mango para pagar nada, a mí me tocó incluso una empresa con tiendas en 6 ciudades de Bolivia que pretendían hacerme bajar los pantalones diciéndome que son una “empresa familiar” y que no manejan presupuestos altos. Por favor… No caigamos en esas tonterías, a veces es mejor pasar un trabajo a que le vean a uno la cara de gil, pero innegablemente existen ALGUNAS ocasiones en las que hay que agachar cabeza PERO teniendo en cuenta un resultado a mediano plazo, tengan siempre en cuenta el flujograma de la primera parte del artículo.

Bueno, ahora si entramos a los números y para hacerlo lo primero que tenemos que tener claro un concepto muy importante: el punto de equilibrio.

Hallar correctamente el punto de equilibrio para un empresa de servicios y particularmente una que no tiene una cartera de productos bien estructurada y definida es algo BIEN jodido, y como yo no quiero meterme a darles una clase de contabilidad de costos les voy explicar la idea GENERAL de esta práctica y luego les tiro un par de enlaces en los que pueden ver bien a detalle de que se trata.

Pero bueno, en un castellano que se pueda entender: el punto de equilibrio se encuentra cuando todo lo que te ingresa de plata llega a cubrir todo lo que gastas. Ni ganas, ni pierdes.

Para los más matemáticos aquí les dejo una gráfica y una fórmula para que les cierre mejor.

punto-de-equilibrio_formulas punto-de-equilibrio3

Ahora les dejo un par de enlaces para que puedan profundizar el tema:

http://www.elblogsalmon.com/conceptos-de-economia/el-punto-de-equilibrio-y-su-importancia-estrategica

http://pabloreiterfernandez.blogspot.com.ar/2011/08/calculo-del-punto-de-equilibrio.html

Bueno, entonces manos a la obra, lo primero que tienen que hacer es hallar los costos totales lo mejor es comenzar por todas las cosas que se tienen que pagar en un mes normal, entre ellas pueden estar:

  • Sueldo Fotógrafo
  • Sueldo Retocador
  • Sueldo Asistente
  • Alquiler Oficina
  • Alquiler Estudio
  • Internet
  • Teléfono
  • Luz
  • Página Web
  • Contador
  • Previsiones
  • Amortizaciones

Se preguntarán que es “amortizaciones”  y bueno, en lo personal yo lo tomo como un monto mediante el cual voy “ahorrando” en cierto modo plata para cubrir los costos de mis equipos y poder reemplazarlos cuando concluyan su ciclo o cuando haya una eventualidad, en lo personal renuevo equipos cada 2 o 3 años aproximadamente de modo que tomo en cuenta ese tiempo y el monto que tengo que amortizar para actualizar mis cosas.

En el tema de sueldos, para los que están comenzando, ¡ASIGNENSÉ UN SUELDO! No importa si es un salario mínimo, o el monto que quieren tener a fin de mes para irse de joda un fin de semana, la cosa es que entiendan que a la larga tienen que pagar ese sueldo tal vez a alguien más así que contabilícenlo aunque hagan todo el trabajo ustedes mismos.

Dependiendo de cómo lo manejan, el Sueldo Asistente y Alquiler Estudio pueden ser costos variables si solo los llegan a usar en algunos proyectos. Ahora veamos algunos otros costos variables en los que podrían incurrir.

  • Impresión/Revelado
  • CDs
  • DVDs
  • Viáticos
  • Fondos

Bueno, ¡ahora sí! Vamos de una vez a ver el método de presupuestanción, antes que nada descárguense este pequeño archivo:

Esquema Presupuestación

Y se los explico

tabala

En la parte de la izquierda tenemos primero un cuadro con todos los costos fijos partiendo con los sueldos (o el sueldo si es uno solo el que trabaja), si es que realmente no tienen ni la más mínima noción de cuanto asignarse de sueldo les recomiendo preguntar algún compañero del rubro o de alguno similar (diseño o publicidad son buenas referencias) cuánto ganan en una empresa. Luego de los sueldos vienen los alquileres, seguidos de los costos estructurales básicos (internet, teléfono, etc.), gastos administrativos como ser un contador o un abogado para gastos legales, finalmente tenemos previsiones y amortizaciones para completar la tabla de costos.

Inmediatamente después de eso está una lista que es la clave de toda esta metodología de presupuestación así que con el riesgo de alargarme mucho, la voy a explicar bien.

Básicamente en esta lista sacamos los costos/hora de cada categoría de modo que es importante saber que significa cada una:

Horas efectivas.- Son la cantidad de horas en un mes que pueden ser trabajadas de manera efectiva y eficiente, es el resultado de multiplicar 7.5 horas diarias (seamos honesto, nadie trabaja las 8 completas) por los cinco días de la semana (si trabajan sábados obviamente es por seis), y luego multiplicamos por 4 semanas al mes.

Todos los costo/hora dependen de su estructura, por ejemplo si una sola persona trabaja en el negocio y debe hacer todo solo/a entonces se debe dividir su tiempo en porcentajes, por ejemplo: el 10% lo dedica a gestión, 10% a creatividad, 25% operativas fotografía, 45% operativas retoque, 10% de seguimiento, entonces en cada categoría se debe sacar ese porcentaje.

Estructura.- Es uso de todo lo que tenga que ver con el espacio físico, la infraestructura necesaria para hacer fotografía, para obtener este valor restamos de los costos, los sueldos y el valor resultante lo dividimos entre las horas efectivas.

Gestión.- El tiempo de gestión es básicamente aquel que se utiliza para las reuniones, acercamientos, envío de propuestas, reuniones de preproducción, todo lo que involucra las cosas previas a hacer las fotos. El valor se toma del porcentaje que se le asigna al fotógrafo o al ejecutivo para hacer gestión, dividido entre las horas efectivas.

Creatividad.- Ese maravilloso momento en el que nos damos el lujo de sentarnos con un buen café (a veces una cerveza) y pensar cómo vamos a resolverle ese problema fotográfico al cliente, que concepto usar para lograr una buena imagen, que ambiente crear con la iluminación, que tipo de acting queremos ver en la gente, entre otras cosas. Es el resultado del porcentaje asignado al fotógrafo (y puede ser también al retocador) para creatividad dividido entre las horas efectivas.

Operativas.- El tiempo que se emplea en hacer el trabajo, las horas que pasas en el estudio sacando las fotos o sentado en la computadora retocando las fotos. Es el resultado del porcentaje asignado al fotógrafo y al retocador para hacer el trabajo operativo, dividido entre las horas efectivas.

Seguimiento.- Es básicamente todo lo que se hace luego de haber terminado el trabajo, enviar las fotos a producir, hacer control de impresión, hablar con el cliente para ver si todo está bien, solucionar algún problema, etc. Se obtiene el valor del sueldo ya sea del fotógrafo o del ejecutivo por el porcentaje asignado, dividido entre las horas efectivas.

¡Y listo! Una vez que obtienen todos los costos/hora pueden llenar los valores en la tabla de la derecha, pero para esto y para darles algunos ejemplos, les dejo este video porque ya me cansé de escribir y seguro ustedes se cansaron de leer.